Directives pour les Modérateurs/Présidents des Sessions Libres de l’ICASA 2011

Enregistrement au Centre de Support

Veuillez vous enregistrer au Centre de Support au moins quatre heures avant le début de votre session pour récupérer votre programme de sessions final, des informations de sécurité importantes et des instructions. Le Centre est situé près des salles Axum et Lalibela. Les heures d’ouverture sont les suivantes :

Votre rôle

Votre rôle en tant que Président de session est la clé d’une session réussie. Tel un maître de cérémonie ou un animateur, votre tâche est de mener la session pour qu’elle atteigne son but dans les limites temporelles imparties.

Préparation avant la Conférence

• Prenez contact avec votre co-président (si besoin est) et partagez-vous les rôles;

• Contactez la personne-ressource de la session pour toute question que vous auriez sur le sujet ou le fond ;

• Familiarisez vous avec les sujets présentés et les résumés avant la session ;

• Prenez contact avec les orateurs à l’avance. Il est conseillé qu’ils vous envoient leur présentation PowerPoint et leurs notes avant pour que vous ayez une idée de ce qu’ils vont dire. Ceci est pour vous assister dans vos préparations – les présentateurs sont responsables du chargement de leurs diapositives au Centre de Support.

• Préparez des questions pour stimuler la participation de l’audience et les interactions, si possible.

Préparation à la Conférence

• Enregistrez-vous au Centre de Support pour recevoir les dernières informations concernant votre session. Ceci est important car vous serez briefé sur d’éventuels changements de sécurité ou autres.

• Si possible, rencontrez les orateurs avant votre session. Révisez le déroulement de la session (rôles, ordre des présentations, spécificités de la session). Faites votre possible pour que les orateurs soient conscients de leurs rôles et à l’aise entre eux.

• Demandez aux orateurs la manière dont ils souhaiteraient que vous les présentiez – une touche personnelle est souvent appréciée.
• Vérifiez la salle où la session aura lieu et familiarisez-vous avec l’espace et l’équipement. Présentez-vous au personnel de la salle et au personnel de l’assistance technique

• Arrivez dans la salle au moins 15 minutes avant le début de la session.

Pendant la Session

• réparez-vous avec les orateurs et les autres personnes impliquées avant la Conférence.

• Ouvrez la session et présentez les orateurs

• Gérez le temps Durant la session et arrêtez les orateurs lorsque leur temps de parole est terminé. Un minuteur est disponible dans toutes les salles.

• Assurez-vous que la session encourage le dialogue et les interactions respectueuses et productives.

• Gérez les contributions de l’audience, ses questions et réponses. En tant que Président de Session, votre temps de parole est limité. Veuillez vous assurez de laisser suffisamment d’espace aux présentateurs et à l’audience.

• Faites des interventions pour faire avancer le débat et promouvoir le dialogue en faisant des liens entre les différentes présentations; apportant différentes opinions ; gérant les conflits; remarquant les points faisant consensus; notant les idées, propositions et accords d’action qui sont adoptés; résumant les zones d’accord et désaccord ainsi que les étapes à suivre.

• Remerciez les orateurs et les délégués à la fin de la session.

• Pour les Présidents des Sessions de Discussion d’Affiches, assurez-vous que la discussion à la fin de la session (environ 30 minutes) est bien gérée et invitez l’audience à aller regarder les affiches se trouvant dans la zone d’exposition.